Digitalisering av internpost

Jönköpings kommuns interna budservice ansvarar för att hantera internpost över hela kommunen. I dagsläget förekommer det att budbilar kör långa sträckor utan att det finns någon post att hämta, vilket leder till ett ineffektivt arbetssätt och onödig miljöpåverkan. Budservice kommer därför att testa digitala lösningar som signalerar till budservice varje gång det finns post att hämta.

Omvärlden blir allt mer digitaliserad. Under 2025 har Jönköpings kommun infört Ekopost, ett system för digital post, vilket har inneburit en stor kostnadsbesparing för kommunen. Budservice förutspår att detta kommer att leda till en minskning av den externa posten i framtiden, vilket gör det ännu viktigare att effektivisera hanteringen av den kvarvarande fysiska posten.

Under 2025 har Budservice testat olika typer av sensorer och beslutat sig för att använda en knapp av märket Dragino. Denna knapp placeras vid postfacket och när det finns post som behöver hämtas trycker kunden på knappen. Då skickas en signal via systemet Infracontrol, som används för felanmälningar inom kommunen. Infracontrol registrerar automatiskt ett ärende, och budservice får information om att post behöver hämtas. Genom GPS-position på en karta på surfplattan i bilen kan buden enkelt lokalisera vilka postfack som ska tömmas.

Genom denna lösning optimeras logistiken, onödiga resor minimeras och arbetet effektiviseras, samtidigt som en hög servicenivå bibehålls. Lösningen möjliggör dessutom insamling av statistik över internpost, något som tidigare saknats, vilket kan användas för att analysera och förbättra verksamheten ytterligare. Ansökan om miljömålspengar har gjort investeringen möjlig, och implementeringen planeras att genomföras under 2026.